Menu

Identifikace projektových rizik v praxi

V předchozím díle seriálu jsme prošli „letem světem“ jednotlivými kroky procesu řízení rizik. V následujících dílech se podíváme praktickým pohledem na jednotlivé fáze tohoto procesu.

Prvním krokem procesu je identifikace rizik, kdy snažíme dostat k co nejbohatšímu seznamu možných rizik. Velmi doporučuji tuto fázi oddělit od následné analytické fáze. Pro identifikaci rizik jsou důležité vlastnosti jako kreativita, široký nadhled a samozřejmě znalosti a zkušenosti.

Je dobré do této fáze zapojit maximum zkušených lidí z různých oblastí projektu. Neocenitelná je možnost mluvit s lidmi mimo projekt, kteří se v minulosti zabývali obdobnou problematikou. Hodinová debata se známým, který řešil obdobnou dodávku (a navíc se stejným dodavatelem, jenž byl vybrán pro váš projekt), může být fantastickým zdrojem informací. Vždy je lepší se učit z chyb druhých než z vlastních!

Pro identifikaci rizik je možné použít řadu technik, například:

  • Diskuze – vyzpovídejte odborníky, osoby zainteresované do projektu (angl. stakeholdery), externisty, kteří prošli podobným projektem. Při diskuzi nepodceňujte ani rizika či oblasti rizik, které se vám zdají nepravděpodobné. Udělejte si poznámku i k nim. Diskuze může probíhat formou debaty 1+1 nebo skupinového workshopu.
  • Brainstorming je modifikovaná podoba diskuze. Pro brainstorming je optimální skupinka 8 až 10 lidí, ideálně takových, kteří se vzájemně znají. Pro skupinku zajistěte pohodové prostředí a navoďte příjemnou neformální atmosféru (nekuřácký salónek a vize dobré večeře po skončení akce je dobrou alternativou). Pro efektivní brainstorming platí několik základních pravidel:
    • při brainstormingové schůzce nápady nikdy neposuzujeme, nehodnotíme, ani hlouběji neanalyzujeme,
    • vše zapisujeme tak, aby jednotlivé náměty byly viditelné pro všechny; viditelnost jiných nápadů může napomoci generovat další,
    • nikdy nekritizujeme; i ten zdánlivě nejhloupější nápad může být inspirací pro jiný, relevantní nápad.
  • Kontrolní seznamy (checklisty) jsou můj oblíbený pomocník. Najdete je jako součást projektových metodik, desítky jich najdete na internetu (zkuste třeba hledat frázi risk checklist). Speciálnějším typem seznamů jsou pak různé obecné seznamy oblastí rizik, které pak mohou sloužit k řízené systematické diskuze nad konkrétními riziky dané oblasti. Doporučuji sestavit si vlastní kontrolní seznam, bude se vám hodit v budoucnu. Základní projektová rizika se napříč projekty ani v čase příliš nemění.
  • Lessons Learned aneb ponaučení pro příště – projděte závěrečné zprávy předchozích projektů nebo registry, kde jste si uchovávali ponaučení. Určitě tam najdete řadu bodů, které představují potenciální hrozbu i pro aktuální projekt. V ideálním případě byste měli v závěrečné fázi projektu zapracovat výstupy z Lessons do aktualizované podoby kontrolního seznamu rizik.
  • Hierarchický rozpad rizik (Risk Breakdown Structure) – metoda identifikace rizik, kdy dekomponujeme projektové prostředí do logického hierarchického stromu.

Následující obrázky ukazují dva pohledy na možný výstup iniciálního workshopu nad riziky. V prvním případě „listy“ stromu reprezentují konkrétní identifikovaná rizika, uzly pak kategorie rizik.

V druhém případě flipchart zachycuje hierarchický rozpad, který bude před fází analýzy vyžadovat konkretizaci rizik v „listech“ stromové hierarchie.

Na závěr heslovitě shrnu kontrolní seznam aktivit, kterými obvykle procházím já:

  • projít Lessons z minulých projektů (předpoklady: eviduji si lessons v použitelné podobě, existuje sdílení LL, LL nejsou formální),
  • projít risklogy z relevantních minulých projektů,
  • zapsat v úsporné formě myšlenkové mapy pro další diskusi, lehce zkategorizovat,
  • promyslet, s kým diskutovat rizika,
  • udělat schůzku věnovanou rizikům s týmem/jednotlivci, poslat předem vstup.

A konečně – zaktualizovat myšlenkovou mapu na základě výstupů těchto aktivit (používám zdarma dostupnou verzi programu XMind).

V dalším díle seriálu se podíváme na analýzu projektových rizik detailněji s praktickými ukázkami.

Tento článek čerpá z knihy Efektivní testování software.

Comments

Dear user, this website uses cookies to ensure you get the best experience on our website. More about cookies
I give my consent to processing of my personal data. More info